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Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’Art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) – “Candidati”

Titolare del trattamento: ETICA SGR S.p.A., via Napo Torriani, 29 – 20124 Milano; C.F e P.IVA 13285580158; e-mail privacy@eticasgr.it; pec eticasgr@pec.eticasgr.it (di seguito anche “Società” o “Titolare”)

Responsabile della Protezione dei dati (DPO): il DPO può essere contattato all’indirizzo e-mail dpo@eticasgr.it.

Categorie di dati personali trattati

I Dati che possono essere raccolti e trattati dal Titolare nell’ambito del processo di ricerca e selezione del personale sono:

• Dati comuni quali: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, sesso, contatti telefonici, contatti di posta elettronica ed altri Dati di tipo anagrafico, titolo di studio, esperienze lavorative ed eventuali ulteriori Dati da Lei inseriti nel curriculum vitae e/o inseriti nel questionario che Le sarà sottoposto in fase di colloquio (riferibili alla categoria dei “Dati Personali Comuni”);
• Dati particolari, eventualmente contenuti nel curriculum o in ulteriore documentazione trasmessa alla Società (disciplinati ai sensi dell’art. 9 del GDPR e denominati “Categorie Particolari di Dati”), idonei a rivelare lo stato di salute del candidato (ad es. l’appartenenza a categorie protette).

Qualora i Dati siano raccolti presso terzi, sarà cura della Società procedere tempestivamente ad informare gli interessati, come previsto dall’art. 14 del GDPR.

Finalità del trattamento

• Per lo svolgimento delle attività di ricerca e selezione del personale.
• Per adempiere agli obblighi ed esercitare i diritti della Società o dell’interessato previsti dalla normativa applicabile in materia di diritto del lavoro o della sicurezza sociale e protezione sociale, o da contratti collettivi, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate o da organi di vigilanza e controllo.
• Se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria.
• Programmazione delle attività da parte della Società.

Base giuridica del trattamento

• Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, comma 1, lett. b), del GDPR).
• Necessità di assolvere obblighi legali cui è soggetta la Società (art. 6, comma 1, lett. c), del GDPR).
• In particolare, in caso di conferimento di dati particolari (es. appartenenza ad una categoria protetta), necessità di adempiere agli obblighi ed esercitare i diritti del Titolare o dell’interessato previsti dalla normativa applicabile in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, o da contratti collettivi ai sensi dell’art. 9.2, lett. b) del GDPR.
• Legittimo interesse del Titolare (art. 6, comma 1, lett. f), del GDPR).

Periodo di Conservazione dei dati

• Per tutta la durata dell’attività di selezione e per i 12 mesi successivi alla chiusura della selezione.
• Secondo le tempistiche indicate sopra, fatti salvi ulteriori obblighi di conservazione previsti dalla legge.
• Per tutta la durata del contenzioso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

Obbligatorietà del conferimento dei dati

Il conferimento dei Dati è obbligatorio ai fini dell’attività di ricerca e selezione del personale. Il rifiuto di fornire i Dati non consente di svolgere tale attività e non consentirà che la Sua candidatura sia presa in considerazione.

Con particolare riguardo alle Categorie Particolari di Dati, se non strettamente necessario, Le chiediamo di non fornire tale tipo di informazioni. In caso contrario, qualora Lei decidesse di fornirle, Le facciamo presente che il trattamento di Categorie Particolari di Dati verrà effettuato da parte del Titolare solo se necessario per perseguire le finalità sopraindicate, in conformità alle autorizzazioni pro tempore vigenti in materia di protezione dei dati personali e alle disposizioni di cui agli artt. 113 del D.lgs. 196/2003 e 9, comma 2, lett. b) del GDPR.

Soggetti autorizzati al trattamento e modalità del trattamento

I Dati potranno essere trattati dal personale di Etica Sgr deputato al perseguimento delle finalità sopra indicate (art. 29 del GDPR), i quali siano stati espressamente autorizzati al trattamento da parte della Titolare, abbiano ricevuto debite istruzioni operative e siano tenuti al segreto professionale.

Il trattamento dei Dati avrà luogo con modalità informatiche e manuali, in base a criteri logici compatibili e funzionali alle finalità per cui i dati sono stati raccolti, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge e dai regolamenti interni aziendali.

Destinatari dei dati

I Dati oggetto di trattamento possono essere comunicati, nei casi previsti dalla legge, a soggetti esterni all’organizzazione di Etica Sgr, i quali agiscono in qualità di Titolari autonomi del trattamento (ad es. Autorità, Enti Pubblici, ecc.). I dati comunicati non saranno diffusi in alcun modo, tuttavia, potranno essere comunicati, per attività di ricerca e selezione e per fini amministrativi interni e sulla base del legittimo interesse del Titolare del trattamento (art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR) alle altre società del Gruppo (Banca Popolare Etica S.C.p.A. e CreSud S.p.A.). Gli stessi dati saranno conservati non oltre il tempo strettamente necessario per espletare le attività di selezione.

I Dati personali non saranno trasferiti verso Paesi Terzi, con ciò intendendo paesi non appartenenti all’Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo.

I Dati possono altresì essere trattati, per conto di Etica Sgr, da soggetti esterni designati come Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, a cui sono impartite adeguate istruzioni operative. Tali soggetti sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

• aziende che forniscono supporto nell’implementazione e nella manutenzione del sistema informativo e degli applicativi aziendali;
• società di archiviazione della documentazione amministrativa;
• società di cui il Titolare si avvale ai fini della selezione, recruiting e valutazione dei candidati.

Al di fuori delle suindicate ipotesi, i Dati non saranno oggetto di comunicazione se non nei confronti di soggetti, enti o Autorità verso cui la comunicazione sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di regolamento.

Diritti dell’interessato – Reclamo all’autorità di controllo

Gli interessati possono contattare il Titolare per l’esercizio dei propri diritti mediante l’invio di una Raccomandata A.R. scritta all’indirizzo di Etica Sgr indicato in epigrafe, oppure al seguente indirizzo e-mail privacy@eticasgr.it.

Potrà inoltre contattare il Responsabile della Protezione dei dati all’indirizzo: dpo@eticasgr.it.

Nello specifico, gli interessati possono chiedere, in ogni momento:

• l’accesso ai Dati che li riguardano (art. 15 GDPR);
• la loro rettifica ed integrazione (art. 16 GDPR);
• la cancellazione degli stessi (art. 17 GDPR);
• la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• di opporsi al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare (art. 21 GDPR);
• la ricezione dei Dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti (“diritto alla portabilità dei Dati”, art.20 GDPR).

L’interessato ha, altresì, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi Dati sia in contrasto con la normativa in vigore.